Entenda como funciona o ponto eletrônico

Em 2021, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) atualizou as regras para o registro de jornada com a Portaria 671, digitalizando o controle de ponto. Essa mudança não foi somente burocrática. Ela acompanhou a transformação digital que já acontecia dentro do RH. Mas como funciona o ponto eletrônico e por que se tornou essencial para organizações?

Neste artigo, você entenderá como esse sistema opera, quais tecnologias estão por trás dele, seus benefícios e como vem transformando a gestão de pessoas.

O que é o ponto eletrônico?

O ponto eletrônico é um sistema que registra automaticamente os horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores. Diferente do antigo cartão de papel ou das planilhas manuais, ele utiliza recursos tecnológicos para garantir precisão e segurança das informações.

Tudo isso é realizado segundo as exigências da já citada Portaria 671, que define regras para os REP (Registradores Eletrônicos de Ponto), seja em versão física (como totens e relógios de parede) ou digital (aplicativos e sistemas online).

Como funciona o ponto eletrônico nas empresas?

Nas empresas, o ponto eletrônico funciona como o coração do controle de jornada. Ele integra os registros de todos os colaboradores, inclusive aqueles que trabalham em home office ou em regime híbrido.

O processo é simples, mas altamente eficiente. Quando o colaborador inicia o trabalho, o registro é feito por meio de tecnologias. Esses dados são armazenados em um sistema que registra o horário exato da batida, impedindo alterações manuais e prevenindo fraudes.

Então, o sistema organiza as informações e as envia automaticamente para o RH. Isso reduz o tempo gasto com conferências e elimina erros comuns em registros manuais.

Além disso, o ponto eletrônico digital permite acompanhar em tempo real quem está ativo, ausente ou atrasado. Em poucos cliques, gestores podem gerar relatórios completos, acompanhar horas extras, banco de horas e faltas.

Essa visibilidade torna o RH mais ágil, transparente e estratégico por facilitar decisões sobre escalas, produtividade e custos trabalhistas.

Tecnologias que garantem precisão e segurança

O sucesso do ponto eletrônico digital está diretamente ligado às tecnologias que o sustentam. A seguir, veja como cada uma dessas tecnologias funciona na prática e por que se tornaram fundamentais para o controle de ponto nas empresas.

Biometria facial

A biometria facial é uma das formas mais seguras e avançadas de autenticação utilizadas nos sistemas de ponto eletrônico digital. Ela funciona por meio de algoritmos de inteligência artificial e reconhecimento de imagem, que analisam centenas de pontos únicos do rosto de cada colaborador, como: a distância entre os olhos, o formato do nariz e o contorno do queixo.

Ao registrar o ponto, o sistema captura uma imagem facial e a compara com o padrão previamente cadastrado, confirmando a identidade em poucos segundos. 

Esse processo elimina o risco de fraudes, como o famoso “amigo que bate o ponto no lugar do outro”.

A tecnologia também é adaptável a diferentes condições de luz e ambiente, garantindo precisão tanto em escritórios quanto em locais externos. Tudo ocorre de forma automática e criptografada, assegurando que os dados biométricos sejam protegidos e utilizados apenas para o controle de jornada.

QR Code

O uso de QR Code no controle de ponto digital é uma alternativa prática e eficiente, especialmente para empresas com grande volume de colaboradores. Nesse modelo, o registro acontece quando o colaborador escaneia um código fixado em um local específico, como: a entrada do prédio, o refeitório ou a área de produção.

Cada leitura gera um registro único, que identifica automaticamente quem fez a marcação, o horário e o local exato do ponto. Assim, o sistema elimina qualquer possibilidade de erro manual e simplifica o processo de controle, mesmo em ambientes com alta rotatividade.

Além disso, o QR Code é uma solução de baixo custo e fácil implantação. Ele pode ser atualizado periodicamente, oferecendo segurança contra tentativas de reprodução não autorizada do código.

Essa tecnologia é especialmente útil em empresas com múltiplas unidades ou obras temporárias, permitindo registrar a jornada sem a necessidade de um equipamento físico de ponto em cada local. Tudo é feito via aplicativo, com rastreabilidade total das marcações.

Senha ou PIN individual

O PIN individual continua sendo uma tecnologia eficiente e segura em locais onde o acesso à internet pode ser limitado. Cada colaborador recebe um código pessoal e intransferível, utilizado para autenticar suas marcações no sistema de ponto.

Apesar de mais simples que a biometria facial, o PIN oferece uma camada de segurança adicional, pois o sistema registra o número de identificação, o horário e o dispositivo utilizado na batida. Essa rastreabilidade garante validade legal e integridade das informações.

Empresas que operam em áreas remotas se beneficiam muito desse formato, especialmente quando o uso de câmeras ou internet é inviável. O PIN garante que o 

controle de jornada continue funcionando mesmo offline, sincronizando os dados automaticamente quando a conexão é restabelecida.

Além disso, muitos sistemas combinam o PIN com outros métodos, como reconhecimento facial ou QR Code, criando autenticações em múltiplas etapas que reforçam ainda mais a segurança.

Geolocalização

Com o avanço do trabalho remoto e dos modelos híbridos, a geolocalização se tornou uma das funções mais valorizadas no ponto eletrônico digital. Ela utiliza o GPS do dispositivo móvel para identificar o local exato onde o colaborador realizou o registro de ponto.

Esse recurso garante que a marcação seja feita somente nos locais previamente autorizados pela empresa, evitando os registros fora da área de atuação e fortalecendo o controle de presença em tempo real.

Na prática, o sistema cruza as coordenadas geográficas do colaborador com os endereços cadastrados no sistema. Caso a batida ocorra fora da zona permitida, o RH é automaticamente notificado, aumentando a transparência e reduz possíveis irregularidades.

A geolocalização também facilita o acompanhamento de equipes externas. Motoristas, técnicos de campo e representantes comerciais podem registrar suas jornadas de onde estiverem, com segurança jurídica e rastreabilidade completa, sem depender de relógios de ponto físicos.

Conformidade com a LGPD

O tratamento dos dados biométricos e de geolocalização é feito dentro das regras da Lei n.º 13.709/2018 (LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados), que estabelece princípios e obrigações para o uso de informações pessoais.

Conforme o artigo 7º, o processamento de dados sensíveis, como os biométricos, só pode ocorrer mediante consentimento explícito do titular ou quando for necessário para o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias.

Por isso, os sistemas modernos de ponto eletrônico digital implementam protocolos de segurança, criptografia e controle de acesso, garantindo que as informações dos colaboradores sejam utilizadas somente para fins de registro de jornada.

Além disso, cumprem o princípio da minimização de dados (art. 6º, III), coletando apenas o que é essencial para a operação, e seguem o princípio da transparência (art. 6º, VI), permitindo que o colaborador saiba como, onde e por quanto tempo seus dados são armazenados.

Com isso, o ponto eletrônico digital se consolida como uma solução tecnológica, segura e juridicamente confiável, capaz de unir eficiência operacional e respeito à privacidade dos profissionais.

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