Controle de ponto digital e LGPD: impactos e cuidados nas empresas

Você já parou para pensar em como o registro de jornada pode impactar diretamente a privacidade dos colaboradores e a segurança jurídica da sua empresa? Com a chegada da LGPD, o controle de ponto digital deixou de ser somente uma ferramenta de gestão e passou a ser também um ponto estratégico de compliance e confiança.

Neste artigo, vamos mostrar como a lei se aplica ao RH, quais cuidados são essenciais com dados sensíveis e de que forma a tecnologia pode ajudar a mitigar riscos, simplificar processos e fortalecer a relação entre empresa e colaborador.

LGPD e controle de ponto: o que você precisa saber

A LGPD (Lei n.º 13.709/2018) trouxe regras claras para o uso de dados pessoais. No caso do controle de ponto, estamos falando de informações que identificam pessoas, horários, locais e até dados sensíveis, como biometria. Vejamos alguns pontos de destaque:

• Base legal: o registro de jornada é uma obrigação prevista na CLT (art. 74, §2º) e na Portaria MTP n.º 671/2021. A empresa pode se apoiar no artigo 7º da LGPD, que trata do cumprimento de obrigação legal.
• Dados sensíveis: a biometria é considerada dado pessoal sensível. Por isso, deve ter tratamento estrito, com finalidade clara e medidas reforçadas de segurança.
• Direitos dos colaboradores: o artigo 18 da LGPD garante acesso, correção e até eliminação de dados, quando aplicável. O RH precisa estar preparado para atender essas solicitações.

Privacidade no RH: como aplicar na prática

A privacidade é um gesto de respeito e confiança entre empresa e colaborador. No dia a dia do RH, isso se traduz em atitudes simples, mas poderosas, que fortalecem a relação e reduzem riscos. A seguir, apontamos algumas práticas de privacidade que são essenciais.

Explicar de forma transparente 

O colaborador precisa entender claramente por que suas informações estão sendo registradas. Quando a empresa comunica que o objetivo é cumprir a legislação trabalhista ou garantir segurança no registro de ponto, ela transmite confiança e evita dúvidas.

Usar o que é necessário

A coleta de dados deve ser mínima e proporcional. Se a biometria for utilizada, é importante justificar sua real necessidade e avaliar se não há alternativas menos invasivas. Coletar além do necessário aumenta riscos e pode comprometer a credibilidade do RH.

Disponibilizar políticas de privacidade 

Políticas de privacidade não devem ser documentos complexos e cheios de jargões. Ao disponibilizar textos curtos, claros e acessíveis, o RH mostra respeito e 

transparência, permitindo que os colaboradores compreendam seus direitos sem dificuldade.

Garantir que os dados estejam corretos e atualizados

Manter informações precisas é essencial para evitar erros em cálculos de jornada ou relatórios. Um processo ágil de correção fortalece a confiança dos colaboradores e assegura que o sistema reflita a realidade.

Aplicar segurança desde o design do sistema

A proteção dos dados deve estar presente desde a concepção da solução. Isso inclui criptografia, controle de acessos e registros de auditoria. Segurança não é detalhe: é parte da essência de um bom sistema de ponto digital.

Documentar decisões e manter evidências de compliance

Registrar políticas, processos e auditorias mostra que a empresa não apenas cumpre a lei, mas também valoriza responsabilidade e transparência. Esse cuidado protege o RH em fiscalizações e reforça a cultura de confiança.

Compliance RH: mais que obrigação, uma cultura

O compliance RH envolve criar uma cultura de confiança que conecta empresa e colaboradores. Esse cuidado envolve diferentes práticas que fortalecem a transparência e reduzem riscos.

Definir papéis claros entre controlador e operador

É essencial que a empresa saiba exatamente quem decide sobre o tratamento dos dados (controlador) e quem executa atividades em seu nome (operador). Essa clareza evita responsabilidades difusas e garante que cada parte cumpra seu papel dentro da LGPD.

Nomear um encarregado (DPO) 

O encarregado de dados, ou DPO, é o elo entre colaboradores, empresa e autoridades. Ele orienta sobre boas práticas, responde dúvidas e garante que os direitos dos titulares sejam respeitados. Ter esse papel ativo fortalece a confiança interna.

Incluir cláusulas de segurança e auditoria nos contratos

Os contratos com fornecedores de tecnologia devem prever cláusulas específicas de segurança, confidencialidade e auditoria. Isso assegura que o parceiro também esteja alinhado às exigências legais e às práticas de proteção de dados.

Criar políticas de privacidade 

Políticas de privacidade devem ser claras, objetivas e fáceis de entender. Além disso, os processos de atendimento a solicitações de colaboradores precisam ser ágeis, garantindo que direitos como acesso e correção de dados sejam respeitados sem burocracia.

Treinar gestores e equipes 

O compliance só funciona quando as pessoas entendem seu papel. Treinar gestores e equipes é fundamental para que todos saibam como lidar com dados pessoais, aplicar medidas de segurança e responder corretamente às demandas do dia a dia.

Adotar medidas técnicas 

A tecnologia deve ser construída com segurança desde o início. Criptografia, gestão de acessos e backups regulares são medidas que protegem os dados contra incidentes e demonstram responsabilidade da empresa em relação à privacidade.

Como o controle de ponto digital mitiga riscos?

Um sistema de controle de ponto digital bem estruturado ajuda a reduzir riscos e simplificar rotinas. Mais do que registrar horários, ele se torna uma ferramenta de compliance e confiança dentro do RH. Veja alguns dos principais benefícios.

Automatiza cálculos de jornada e banco de horas

Com a automação, os cálculos de jornada, banco de horas e horas extras são feitos de forma consistente e sem margem para erros manuais. Isso evita divergências e reduz passivos trabalhistas, trazendo mais segurança para gestores e colaboradores.

Emite alertas de conformidade antes que virem passivos

O sistema pode identificar desvios de jornada em tempo real e emitir alertas para o RH. Assim, problemas são corrigidos rapidamente, antes de se transformarem em processos ou multas.

Dá transparência ao colaborador 

O colaborador tem acesso direto ao seu espelho de ponto, podendo acompanhar registros, justificativas e históricos. Essa transparência fortalece a confiança e reduz questionamentos sobre a jornada.

Gera evidências para auditorias e fiscalizações

Com relatórios completos e trilhas de auditoria, o RH tem documentação pronta para apresentar em fiscalizações. Isso demonstra conformidade e reduz riscos em inspeções trabalhistas.

Integra dados com folha e eSocial

A integração com folha de pagamento e eSocial garante que as informações sejam transmitidas com rastreabilidade e segurança. Isso simplifica processos e evita retrabalho, mantendo a empresa alinhada às exigências legais.

No fim, o ganho é claro: menos burocracia e mais tempo para cuidar de pessoas. O RH deixa de gastar energia com tarefas repetitivas e foca no que realmente importa — a experiência e o bem-estar dos colaboradores.

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Em resumo, o controle de ponto digital é uma ferramenta que ajuda o RH a respeitar a privacidade e fortalecer a confiança dos colaboradores. Na Stelanto, acreditamos que tecnologia prática e suporte humano caminham juntos. E é assim que se redefine o valor do tempo: com soluções que simplificam, cuidam e aproximam.

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