FGTS Digital: o que muda no cálculo de rescisões e por que o RH precisa entender o eSocial S-2500

Introdução

Desde 1º de maio de 2026, uma mudança silenciosa, mas importante, passou a valer para quem fecha rescisões decorrentes de processos trabalhistas: o recolhimento do FGTS relacionado a sentenças e acordos judiciais deixou de poder ser feito pelas guias tradicionais e passou a ser exclusivo do FGTS Digital, com base em informações declaradas no eSocial.

Para o Departamento Pessoal, essa não é só mais uma troca de sistema. É uma mudança que exige atenção redobrada com dados de jornada e remuneração, porque um erro no cálculo pode gerar tanto multa por recolhimento a menor quanto prejuízo por recolhimento a maior. Entender como esse fluxo funciona na prática é o que evita que a rescisão vire um problema depois de resolvida.

O que mudou a partir de maio de 2026

Até 30 de abril de 2026, o recolhimento do FGTS decorrente de reclamatórias trabalhistas era feito pelas guias SEFIP/GFIP, usando os códigos 650 ou 660, mesmo que a empresa já fosse obrigada a informar o processo trabalhista no eSocial desde agosto de 2025. A partir de 1º de maio de 2026, esse recolhimento passou a ser feito exclusivamente pelo FGTS Digital, para processos com sentença transitada em julgado ou acordo homologado a partir dessa data.

A referência usada para saber qual regra vale para cada caso é a data da decisão judicial ou da celebração do acordo, seja em Comissão de Conciliação Prévia (CCP), seja em Núcleo Intersindical de Conciliação (Ninter). Processos com sentença ou acordo até 30 de abril de 2026 continuam seguindo o fluxo anterior, pelas guias SEFIP/GFIP. A obrigação segue valendo para praticamente todos os empregadores, com uma exceção: empregadores domésticos, cujo sistema ainda não está totalmente adaptado ao novo fluxo e continuam recolhendo o FGTS por meio do DAE gerado pelo eSocial.

Como funciona o evento S-2500 do eSocial na prática

O centro dessa mudança é o evento S-2500 do eSocial, batizado de “Processo Trabalhista”. É por meio dele que a empresa declara as informações do processo, incluindo as bases de cálculo mensais de FGTS reconhecidas na decisão ou no acordo.

Depois que o S-2500 é processado, o eSocial gera um evento de retorno, o S-5503, que totaliza a base de cálculo e os valores de FGTS devidos por trabalhador. É esse totalizador que alimenta o FGTS Digital para a geração da guia de recolhimento. Na prática, o fluxo funciona assim: a empresa envia o S-2500 com as bases mensais de FGTS reconhecidas no processo, o eSocial processa e devolve o totalizador S-5503, e o FGTS Digital usa essa informação para calcular e disponibilizar a guia, com pagamento feito exclusivamente por Pix.

Um ponto que costuma gerar dúvida: os valores de indenização compensatória da multa rescisória (os famosos 40% sobre o saldo do FGTS) não entram no evento S-2500. Eles precisam ser declarados separadamente, diretamente no FGTS Digital, no módulo de Gestão de Histórico de Remunerações de Processo Trabalhista, dentro da funcionalidade de Remunerações para Fins Rescisórios.

Por que bases de colaboradores antigos exigem atenção redobrada

O FGTS Digital usa como fonte de dados as informações já declaradas no eSocial. Para colaboradores admitidos depois da implantação do eSocial e do próprio FGTS Digital, esse histórico já está disponível de forma organizada no sistema. O problema aparece com colaboradores mais antigos, cujas bases de remuneração de períodos anteriores foram declaradas em sistemas que não conversam automaticamente com o ambiente atual.

Isso significa que, ao calcular uma rescisão decorrente de processo trabalhista para esse perfil de colaborador, o DP não pode simplesmente confiar que o sistema vai puxar tudo sozinho. É necessário conferir, período a período, se as bases de cálculo levadas ao S-2500 correspondem exatamente ao que a decisão judicial ou o acordo reconhecem mês a mês, incluindo verbas com incidência de FGTS, valores já recolhidos anteriormente e eventuais depósitos judiciais já feitos no processo.

O erro mais comum: recolhimento a menor ou a maior

Um erro nesse fluxo tem consequências em duas direções opostas, e as duas custam caro. Recolher a menor gera atualização monetária pela TR, juros de mora de 0,5% ao mês e multa de 10% sobre o valor em atraso, além de deixar a empresa com um passivo trabalhista pendente. Recolher a maior significa colocar dinheiro do caixa da empresa em uma conta vinculada sem necessidade, um erro que também exige correção posterior.

A origem do erro, na maioria dos casos, não está no FGTS Digital em si, mas no eSocial: uma base de cálculo declarada incorretamente no S-2500 se propaga automaticamente para a guia gerada pelo sistema. Corrigir exige identificar o evento do eSocial que gerou o erro, retificá-lo, aguardar o reprocessamento e só então voltar ao FGTS Digital, que recalcula os valores e disponibiliza uma nova guia.

Como o DP pode se organizar para não errar esse cálculo

Alguns cuidados práticos ajudam a reduzir o risco nesse novo fluxo:

• Garantir que o setor jurídico, interno ou externo, comunique ao DP cada sentença ou acordo homologado com antecedência, incluindo as bases de cálculo relevantes para a multa rescisória. Sem essa informação, o DP não consegue montar a guia corretamente dentro do prazo.
• Conferir, antes de enviar o S-2500, se os valores mensais reconhecidos no processo batem com o que consta na memória de cálculo da decisão ou do acordo.
• Prestar atenção especial a colaboradores admitidos antes da implantação do eSocial, cujas bases históricas exigem checagem manual mais cuidadosa.
• Lembrar que o envio do evento S-2500 continua obrigatório mesmo para processos com sentença anterior a 1º de maio de 2026, que ainda seguem o fluxo SEFIP/GFIP para o recolhimento em si.
• Manter um controle interno de quais processos já foram declarados, em qual etapa estão e qual guia foi gerada, para evitar duplicidade ou competência em aberto.

O que continua igual (e o que não muda com a nova regra)

Vale separar o que é realmente novo do que já era prática comum. O que muda: o canal de recolhimento para processos trabalhistas recentes, que passa a ser exclusivamente o FGTS Digital, alimentado pelo eSocial, com pagamento por Pix. O que não muda: a obrigação de declarar o processo trabalhista no eSocial pelo evento S-2500 já existe desde 2025, independentemente da data da sentença. A lógica de cálculo da multa rescisória e das verbas do FGTS continua a mesma prevista na legislação trabalhista; o que mudou foi o sistema que processa e gera a guia, não a regra de fundo sobre o que é devido.

Conclusão

O FGTS Digital trouxe mais automação para o recolhimento de valores decorrentes de processos trabalhistas, mas automação não significa ausência de conferência. Pelo contrário: como o sistema herda diretamente as informações declaradas no eSocial, qualquer inconsistência na base de cálculo se propaga sem que ninguém perceba até o momento em que a guia é gerada, ou pior, até uma fiscalização identificar a divergência.

As horas extras e o banco de horas registrados no controle de jornada entram diretamente nesse cálculo, já que compõem a remuneração usada como base para o FGTS. Ter esse histórico de jornada organizado e facilmente exportável, mês a mês, é o que permite ao DP conferir os dados antes de alimentar o eSocial, em vez de reconstruir esse histórico sob pressão quando uma rescisão de processo trabalhista precisa ser fechada.